Whistleblowing: la procedura per le segnalazioni anonime

I modelli di organizzazione e gestione (MOG) conformi al Decreto 231/01 devono prevedere strumenti e modalità attraverso i quali il personale a ogni livello organizzativo possa trasmettere segnalazioni anonime di illeciti o violazioni delle procedure aziendali e delle norme di riferimento. Chiamate anche whistleblowing, le segnalazioni anonime sono ritenute un elemento essenziale per garantire l’efficacia dei modelli 231 e come tali devono essere gestite dagli stessi modelli.

Whistleblowing: segnalazioni anonime e normativa

Il termine inglese è generico, si applica cioè alle segnalazioni di illeciti e violazioni da parte di personale che operi a qualunque titolo in aziende del settore pubblico e privato. La tipologia di illecito o violazione e la normativa di riferimento possono essere diverse, per cui si parla di whistleblowing 231 per realtà che si sono date di un modello organizzativo 231, si parla di segnalazioni anonime SA8000 per le aziende che si sono certificate per la responsabilità sociale, si parla di whistleblowing nel settore pubblico citando il Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 (Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche).

Per quanto la normativa che determina la possibilità di segnalazione e disciplina la gestione del whistleblowing possa essere diversa, di fatto la logica è sempre la stessa:

• favorire il processo di segnalazione di illeciti, possibili frodi, pericoli o rischi che possano pregiudicare diritti di terzi o produrre danni all’impresa/ente da parte dei soggetti appartenenti alla stessa impresa/ente, in quanto efficace strumento di controllo diffuso;
• tutelare il whistleblower, quindi il lavoratore che effettua la segnalazione, per evitare che subisca ritorsioni, vessazioni o molestie in ragione della sua segnalazione.

Procedura di segnalazione all’OdV231

È l’articolo 6 del decreto legislativo 231/01, come modificato dalla legge 179/2017, a stabilire che i MOG debbano prevedere:

1. uno o più canali che consentano ai soggetti che operano a varia titolo per conto dell’ente di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte;
2. almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;
3. che i canali di segnalazione garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;
4. il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
5. nel sistema disciplinare, sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

Chi è il destinatario finale della segnalazione

Parlando di segnalazioni 231, si possono distinguere due destinatari finali delle segnalazioni: l’Organismo di Vigilanza e il vertice aziendale, cioè è il soggetto che ha conferito l’incarico all’OdV.

La scelta del destinatario dipende dall’oggetto della segnalazione:

1. se ciò che si vuole segnalare è una condotta scorretta dell’OdV, allora la segnalazione avrà il vertice aziendale come destinatario;
2. se la segnalazione riguarda la violazione delle procedure del modello 231 o la commissione di un illecito da parte di vertici aziendali o personale subordinato, allora il destinatario della segnalazione sarà l’OdV.

Quali segnalazioni devono essere inviate all’Organismo di Vigilanza

Le segnalazioni inviate all’OdV devono essere

• rilevanti rispetto alla commissione dei cosiddetti reati presupposto, quindi devono riferirsi alla possibile commissione di uno o più tra i reati per il cui il Decreto 231 prevede l’insorgere della responsabilità dell’ente oltre a quella penale del soggetto che ha commesso il reato;
• relative a violazioni del modello di organizzazione e gestione, quindi alle misure poste in essere dall’ente per prevenire la commissione dei reati.

Inoltre le segnalazioni devono essere fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, pertanto devono essere circostanziate, precise e fattuali, non mere supposizioni.

Chi può fare segnalazioni anonime all’Organismo di Vigilanza

Qualunque soggetto interno o esterno all’azienda (per esempio un professionista che svolge attività di consulenza o di assistenza), a prescindere dalla gerarchia e dal ruolo svolto, può trasmettere una segnalazione anonima 231, purché fondata e circostanziata. Questo implica che i soggetti esterni sono comunque figure che collaborano con l’azienda e che dovrebbero essere al corrente dell’adozione del MOG e delle relative procedure di segnalazione anonima.

Esiste un’unica importante distinzione tra soggetti interni e soggetti esterni, ed è determinata dall’art. 3 della L. 179/2017:

1. il perseguimento dell’interesse all’integrità delle amministrazioni, pubbliche e private, nonché alla prevenzione e alla repressione delle malversazioni, costituisce giusta causa di rivelazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale;
2. nel caso in cui un soggetto venga a conoscenza del fatto in ragione di un rapporto di consulenza professionale o di assistenza con l’ente è invece tenuto a rispettare il segreto d’ufficio, questo significa che la rilevazione dell’illecito deve avvenire con modalità finalizzate esclusivamente all’eliminazione dell’illecito stesso, quindi utilizzando in via esclusiva i canali di comunicazione specificamente predisposti con questa finalità.