La newsletter aziendale è una comunicazione periodica che l’impresa trasmette a un bacino di utenti. In termini concreti è un’e-mail con un’impostazione grafica precisa e riconoscibile che veicola informazioni selezionate. La finalità di queste informazioni è variegata, ed è frutto di scelte strategiche che determinano anche destinatari, frequenza di invio e contenuti delle newsletter.

Newsletter aziendali interne ed esterne

Una prima distinzione frequente è quella tra newsletter interne ed esterne: le prime sono dedicate al personale dipendente e ai collaboratori più stretti, mentre le seconde sono destinate a un pubbico esterno, clienti in primis e magari anche partner commerciali o fornitori.

Le newsletter interne sono un’opzione indipendente da quelle esterne e viceversa, ma si tratta anche di soluzioni di comunicazione combinabili. Tutto dipende dalle ragioni per cui si è scelto di investire nella loro pianificazione, scrittura e invio.

Modulo di registrazione alla newsletter aziendale.

Perchè utilizzare le newsletter e quali contenuti scegliere

Le ragioni per scegliere di inviare newsletter aziendali sono molteplici e molto diverse:

  1. perchè ci sono informazioni che vogliamo raggiungano tutto il personale aziendale in modo uniforme e con una modalità precisa;
  2. perchè vogliamo contribuire a costruire una cultura aziendale diffusa e condivisa;
  3. perché crediamo che il rapporto con i nostri clienti debba essere costruito e nutrito al di là della fase commerciale e operativa;
  4. perché ci siamo dati obiettivi specifici di comunicazione con le parti interessate in sede di certificazione del sistema di gestione aziendale;
  5. perché è un canale utile per la gestione del servizio clienti.

Le ragioni possono essere molto diverse e influenzano la tipologia di contenuti, la forma grafica della newsletter e anche la frequenza di invio. Ma partiamo dai contenuti.

Una giovane donna parla attraverso un megafono e punta il suo dito fuori dall'inquadratura, simbolo del messaggio che si vuole trasmettere con le newsletter aziendali.

Esempi di contenuti per le newsletter interne

  • Novità di rilievo dal punto di vista commerciale, strategico od organizzativo;
  • informazioni che riguardano novità normative che incidono sui contratti collettivi di riferimento o sulle agevolazioni fiscali per i dipendenti;
  • informazioni su procedure di accesso o di lavoro;
  • iniziative formative o materiali informativi interni o ricevuti dalle associazioni di categoria;
  • riconoscimenti per produttività o comportamenti virtuosi in ottica di sicurezza al personale;
  • andamento degli infortuni;
  • richiesta di collaborazione e impegni su temi a cui l’azienda è sensibile o iniziative correlate, come la prevenzione degli infortuni o la tutela ambientale;
  • comunicazione di chiusure aziendali, anche differenziate per reparto;
  • auguri per le festività o in occasione di specifiche ricorrenze.
    Una giovane donna sorridente che legge il suo smartphone mentre regge una tazza di caffè. Questo è il clima che si immagina le newsletter aziendali interne possano creare tra i dipendenti.

    Esempi di contenuti per la newsletter aziendale esterna

    • Eventi aperti al pubblico a cui partecpieranno rappresentanti aziendali (ex. fiere, convegni, premiazioni);
    • approfondimenti su tematiche di interesse per il cliente/partener/fornitore;
    • diffondere le news pubblicate sul sito aziendale;
    • novità in merito a modalità di erogazione dei servizi o contatto dei clienti con i referenti aziendali;
    • dettagli in merito a nuovi servizi/prodotti;
    • rapporti periodici di sostenibilità, bilanci sociali;
    • comunicazione delle chiusure aziendali;
    • auguri per le festività o in occasione di specifiche ricorrenze.
    Una giovane donna digita sulla tastiera del suo pc, simbolo del copywriting specifico richiesto per scrivere le newsletter aziendali.

    Quando inviarla e come realizzarla

    La newsletter ha una frequenza definita in funzione dell’obiettivo che deve raggiungere, e tenendo conto che le comunicazioni vanno ottimizzate per evitare di risultare invadenti o indesiderate. Una frequenza superiore a quella mensile, oltre a rischiare fortemente di farci etichettare come “spam”, si fa sentire anche sul fronte dell’impegno di tempo richiesto per progettarla e realizzarla entro le scadenze definite.

    Non confondiamo le newsletter con le e-mail “collettive”: una comunicazione singola inviata a un numero elevato di destinatari non è una newsletter.

    L'invio della newsletter aziendale deve essere effettuato attraverso una piattaforma di e-mail marketing, capace di gestire in modo specifico tanti invii e tanti indirizzi.

    Parlando di realizzazione e invio, invece, ci sono due aspetti da tenere a mente:

    1. la scrittura del testo della newsletter, che non è una normale e-mail, ma deve essere studiata come struttura per essere sintetica e accattivante, è bene che sia affidata a una figura esperta. Importante, invece, che la scelta dei contenuti sia condivisa preliminarmente dall’azienda con il referente aziendale e che quest’ultimo esegua una verifica finale di correttezza tecnica dei contenuti;
    2. l’invio delle newsletter deve essere effettuato attraverso piattaforme di e-mail marketing che consentono di gestire correttamente le liste di e-mail dei destinatari, sia lato privacy sia lato profilazione (ex. distinguere tra dipendenti, clienti, partenr), e di monitorare l’efficacia delle newsletter in termini di errori di invio, percentuali di apertura, disiscrizioni, percentuali di click su eventuali link.

    La newsletter aziendale è quindi uno strumento che può essere integrato nella strategia di comunicazione per rispondere a esigenze specifiche, e può rivelarsi per alcune realtà più efficace della pubblicazione sui canali social.