La newsletter aziendale è una comunicazione periodica che l’impresa trasmette a un bacino di utenti. In termini concreti è un’e-mail con un’impostazione grafica precisa e riconoscibile che veicola informazioni selezionate. La finalità di queste informazioni è variegata, ed è frutto di scelte strategiche che determinano anche destinatari, frequenza di invio e contenuti delle newsletter.
Newsletter aziendali interne ed esterne
Una prima distinzione frequente è quella tra newsletter interne ed esterne: le prime sono dedicate al personale dipendente e ai collaboratori più stretti, mentre le seconde sono destinate a un pubbico esterno, clienti in primis e magari anche partner commerciali o fornitori.
Le newsletter interne sono un’opzione indipendente da quelle esterne e viceversa, ma si tratta anche di soluzioni di comunicazione combinabili. Tutto dipende dalle ragioni per cui si è scelto di investire nella loro pianificazione, scrittura e invio.
Perchè utilizzare le newsletter e quali contenuti scegliere
Le ragioni per scegliere di inviare newsletter aziendali sono molteplici e molto diverse:
- perchè ci sono informazioni che vogliamo raggiungano tutto il personale aziendale in modo uniforme e con una modalità precisa;
- perchè vogliamo contribuire a costruire una cultura aziendale diffusa e condivisa;
- perché crediamo che il rapporto con i nostri clienti debba essere costruito e nutrito al di là della fase commerciale e operativa;
- perché ci siamo dati obiettivi specifici di comunicazione con le parti interessate in sede di certificazione del sistema di gestione aziendale;
- perché è un canale utile per la gestione del servizio clienti.
Le ragioni possono essere molto diverse e influenzano la tipologia di contenuti, la forma grafica della newsletter e anche la frequenza di invio. Ma partiamo dai contenuti.
Esempi di contenuti per le newsletter interne
- Novità di rilievo dal punto di vista commerciale, strategico od organizzativo;
- informazioni che riguardano novità normative che incidono sui contratti collettivi di riferimento o sulle agevolazioni fiscali per i dipendenti;
- informazioni su procedure di accesso o di lavoro;
- iniziative formative o materiali informativi interni o ricevuti dalle associazioni di categoria;
- riconoscimenti per produttività o comportamenti virtuosi in ottica di sicurezza al personale;
- andamento degli infortuni;
- richiesta di collaborazione e impegni su temi a cui l’azienda è sensibile o iniziative correlate, come la prevenzione degli infortuni o la tutela ambientale;
- comunicazione di chiusure aziendali, anche differenziate per reparto;
- auguri per le festività o in occasione di specifiche ricorrenze.
Esempi di contenuti per la newsletter aziendale esterna
- Eventi aperti al pubblico a cui partecpieranno rappresentanti aziendali (ex. fiere, convegni, premiazioni);
- approfondimenti su tematiche di interesse per il cliente/partener/fornitore;
- diffondere le news pubblicate sul sito aziendale;
- novità in merito a modalità di erogazione dei servizi o contatto dei clienti con i referenti aziendali;
- dettagli in merito a nuovi servizi/prodotti;
- rapporti periodici di sostenibilità, bilanci sociali;
- comunicazione delle chiusure aziendali;
- auguri per le festività o in occasione di specifiche ricorrenze.
Quando inviarla e come realizzarla
La newsletter ha una frequenza definita in funzione dell’obiettivo che deve raggiungere, e tenendo conto che le comunicazioni vanno ottimizzate per evitare di risultare invadenti o indesiderate. Una frequenza superiore a quella mensile, oltre a rischiare fortemente di farci etichettare come “spam”, si fa sentire anche sul fronte dell’impegno di tempo richiesto per progettarla e realizzarla entro le scadenze definite.
Non confondiamo le newsletter con le e-mail “collettive”: una comunicazione singola inviata a un numero elevato di destinatari non è una newsletter.
Parlando di realizzazione e invio, invece, ci sono due aspetti da tenere a mente:
- la scrittura del testo della newsletter, che non è una normale e-mail, ma deve essere studiata come struttura per essere sintetica e accattivante, è bene che sia affidata a una figura esperta. Importante, invece, che la scelta dei contenuti sia condivisa preliminarmente dall’azienda con il referente aziendale e che quest’ultimo esegua una verifica finale di correttezza tecnica dei contenuti;
- l’invio delle newsletter deve essere effettuato attraverso piattaforme di e-mail marketing che consentono di gestire correttamente le liste di e-mail dei destinatari, sia lato privacy sia lato profilazione (ex. distinguere tra dipendenti, clienti, partenr), e di monitorare l’efficacia delle newsletter in termini di errori di invio, percentuali di apertura, disiscrizioni, percentuali di click su eventuali link.
La newsletter aziendale è quindi uno strumento che può essere integrato nella strategia di comunicazione per rispondere a esigenze specifiche, e può rivelarsi per alcune realtà più efficace della pubblicazione sui canali social.
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