Piano editoriale per la tua impresa: come realizzarlo

Se è indispensabile pianificare la produzione, allo stesso modo è essenziale pianificare la propria comunicazione. Per farlo serve definire il piano editoriale aziendale.

Cos’è un piano editoriale?

Si tratta di un documento (in genere informatico) che riassume la programmazione della comunicazione. Potremmo dire che è un calendario che indica quali contenuti devono essere pubblicati e su quali canali (e quando). È la traduzione in termini operativi del piano di comunicazione aziendale!

A cosa serve il PED?

Possiamo porci la domanda anche in questi termini: perché si dovrebbero destinare risorse (competenze, tempo e denaro) alla definizione di un piano editoriale aziendale?

Ci sono almeno per 4 ragioni.

1. Ci si guadagna in consapevolezza

Preparare il PED costringe a concentrarsi sulla propria identità, a fare in modo che la comunicazione rifletta i valori aziendali e le scelte strategiche dando risalto all’unicità del brand.

2. Ci si guadagna in fiducia di partner e clienti e in reputazione

Il piano editoriale richiede coerenza tra la comunicazione e l’operatività aziendale. Quanto più questa coerenza viene messa in atto tanto minore è il rischio che il pubblico (potenziali partner e clienti) siano disorientati quando interagiscono con l’azienda dopo aver fruito della sua comunicazione.

3. Ci si guadagna in efficienza

La comunicazione aziendale si pone degli obiettivi specifici che in fase di revisione del piano editoriale si verifica di avere raggiunto o di stare raggiungendo. Quindi il PED aiuta a restare concentrati sugli obiettivi e ad adattare le proprie strategie in funzione dei risultati ottenuti e desiderati.

4. Ci si guadagna in collaborazione interna

Se la pianificazione dei contenuti coinvolge tutti i reparti aziendali, cioè si preoccupa di dare risalto a tutte le fasi del processo produttivo, contribuisce alla creazione di una cultura aziendale condivisa che migliora il clima lavorativo.

Come creare un piano editoriale

Si procede per passi successivi:

1. si crea un file in formato di calendario e si considera un intervallo temporale di circa un anno;
2. si evidenziano sul calendario eventuali date rilevanti per la vita aziendale (ex. partecipazione a fiere, avvio o conclusione di commesse importanti, cene o pranzi aziendali, corsi di formazione, chiusure per ferie e festività);
3. si stabilisce in quali giorni si pubblica su un dato canale (ex. l’ultimo venerdì del mese viene pubblicata una news sul sito aziendale e due volte a settimana, martedì e venerdì, si pubblica un contenuto sul profilo Linkedin dell’azienda);
4. si considera una prima finestra temporale più breve dell’anno, per esempio un trimestre, e si associa a ogni pubblicazione (ex. la news del sito e i post su Linkedin usati come esempio al punto 3) l’argomento specifico con il maggior grado di dettaglio possibile, eventualmente definendo già una bozza di testo e una prima scelta di contenuto grafico;
5. si sviluppano i contenuti programmati;
6. con anticipo rispetto alla nuova finestra temporale (ex. un mese prima della conclusione del trimestre) si analizzano i risultati

Chi realizza il PED?

Due strade:

1. una risorsa interna, che conosca l’azienda, la viva, sia al corrente o colga le decisioni strategiche, ma che abbia una competenza in ambito di comunicazione per poter garantire coerenza e rilevanza dei contenuti e dello “stile” dei messaggi;
2. una risorsa esterna (consulente o società), che conosce il settore e l’azienda e, grazie a un rapporto costante con i riferenti aziendali, possa raccogliere le informazioni per poter strutturare il piano editoriale aziendale.

La prima scelta è tipica di realtà più strutturate, ma può diventare un’esigenza anche per realtà di dimensioni più piccole che vogliono investire nella propria strategia di comunicazione in termini di approfondimento e frequenza di pubblicazione.

La seconda strategia, invece, viene adottata tipicamente dalle realtà più piccole e da tutte le aziende nella fase di definizione e messa a fuoco della propria comunicazione.

Altrettanto frequente è una gestione combinata tra risorsa interna ed esterna, dove la prima gestisce i canali e le interazioni con gli utenti e raccoglie novità e informazioni che ritiene utili per alimentare la strategia di comunicazione, mentre la seconda redige concretamente il piano editoriale e ne prepara i contenuti.