Come fa l’Organismo di Vigilanza 231 a svolgere la sua funzione in azienda? Lo strumento chiave sono i flussi informativi da e verso l’OdV, che bisogna quindi individuare, regolamentare e mai disincentivare.

Che cosa si intende per flussi informativi per l’OdV

I flussi informativi per l’OdV231 comprendono tutte le informazioni grazie alle quali l’Organismo può svolgere la propria attività di vigilanza e controllo. Le informazioni:

  1. possono essere in qualunque formato (scritto o verbale, cartaceo o digitale);
  2. possono provenire da qualunque funzione aziendale e da soggetti esterni all’organizzazione, da un organo aziendale, un ente o da un singolo;
  3. possono essere trasmesse con periodicità definita, a seguito di specifica richiesta dell’OdV o per iniziativa spontanea di un soggetto.
I flussi informativi verso l'OdV231 possono anche essere verbali.

Che cosa prevede il Decreto 231

L’art. 6 del decreto 231 definisce due requisiti per i MOG (modelli di organizzazione e gestione) in relazione ai flussi informativi e stabilisce che:

  1. devono “prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli“;
  2. devono prevedere “uno o più canali che consentano ai soggetti” che operano nell’organizzazione “di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte“.
I flussi informativi servono anche per mettere l'OdV a conoscenza di una violazione del modello e delle sue caratteristiche e potere quindi intervenire per gestirla.

I flussi informativi verso l’OdV

I flussi informativi servono quindi sia per mettere l’OdV231 nella condizione di svolgere in modo effettivo la propria attività ordinaria, di vigilanza e di prevenzione dei reati, sia per mettere l’OdV a conoscenza di una violazione del modello e delle sue caratteristiche e potere quindi intervenire per gestirla.

La tipologia di informazioni necessarie all’OdV e il soggetto da cui queste provengono, insieme alla loro frequenza e eventuali requisiti di contenuto e modalità di trasmissione, sono tutti aspetti che devono essere valutati e definitivi in funzione della specifica realtà aziendale e dei reati presupposto a essa applicabili.

Iil MOG deve prevedere una procedura di identificazione e gestione dei flussi informativi da a verso l'OdV?

Il flusso informativo verso la direzione aziendale

Tra i flussi informativi che è opportuno individuare e definire al fine di garantire l’efficacia del Modello 231 ci sono anche le comunicazioni dell’OdV231 verso il vertice aziendale, ossia l’organismo direttivo da cui l’OdV risulta incaricato e per conto del quale opera. L’OdV deve quindi riferire al vertice aziendale in merito al funzionamento complessivo del Modello, al suo aggiornamento e all’andamento dell’attività di controllo e vigilanza svolta, ma anche segnalare le situazioni di criticità o le violazioni di cui viene a conoscenza in modo che l’organizzazione possa provvedere alla loro risoluzione e all’applicazione delle sanzioni previste.

Procedura flussi informativi OdV

Quindi il MOG deve prevedere una procedura di identificazione e gestione dei flussi informativi da a verso l’OdV? Non esiste un requisito vincolante rispetto alla presenza di una procedura con questo contenuto specifico, più che altro è necessario che i flussi informativi sia identificati e previsti, ma questo è possibile anche aggiungendo dettagli relativi all’aspetto informativo all’interno di procedure operative esistenti.

Tra i flussi informativi che è opportuno individuare e definire al fine di garantire l'efficacia del Modello 231 ci sono anche le comunicazioni dell'OdV231 verso il vertice aziendale.

Per esempio, il flusso informativo dall’OdV alla direzione aziendale può essere definito nella documentazione che definisce ruoli, compiti e responsabilità dell’OdV e ne disciplina l’attività, mentre il flusso informativo connesso alle segnalazioni di violazioni del modello può essere oggetto di una procedura specifica pensata per essere diffusa all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

Vuoi approfondire l’argomento? Ti consigliamo di leggere la breve pubblicazione dell’Associazione AODV231.