Come fa l’Organismo di Vigilanza 231 a svolgere la sua funzione in azienda? Lo strumento chiave sono i flussi informativi da e verso l’OdV, che bisogna quindi individuare, regolamentare e mai disincentivare.
Che cosa si intende per flussi informativi per l’OdV
I flussi informativi per l’OdV231 comprendono tutte le informazioni grazie alle quali l’Organismo può svolgere la propria attività di vigilanza e controllo. Le informazioni:
- possono essere in qualunque formato (scritto o verbale, cartaceo o digitale);
- possono provenire da qualunque funzione aziendale e da soggetti esterni all’organizzazione, da un organo aziendale, un ente o da un singolo;
- possono essere trasmesse con periodicità definita, a seguito di specifica richiesta dell’OdV o per iniziativa spontanea di un soggetto.
Che cosa prevede il Decreto 231
L’art. 6 del decreto 231 definisce due requisiti per i MOG (modelli di organizzazione e gestione) in relazione ai flussi informativi e stabilisce che:
- devono “prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli“;
- devono prevedere “uno o più canali che consentano ai soggetti” che operano nell’organizzazione “di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte“.
I flussi informativi verso l’OdV
I flussi informativi servono quindi sia per mettere l’OdV231 nella condizione di svolgere in modo effettivo la propria attività ordinaria, di vigilanza e di prevenzione dei reati, sia per mettere l’OdV a conoscenza di una violazione del modello e delle sue caratteristiche e potere quindi intervenire per gestirla.
La tipologia di informazioni necessarie all’OdV e il soggetto da cui queste provengono, insieme alla loro frequenza e eventuali requisiti di contenuto e modalità di trasmissione, sono tutti aspetti che devono essere valutati e definitivi in funzione della specifica realtà aziendale e dei reati presupposto a essa applicabili.
Il flusso informativo verso la direzione aziendale
Tra i flussi informativi che è opportuno individuare e definire al fine di garantire l’efficacia del Modello 231 ci sono anche le comunicazioni dell’OdV231 verso il vertice aziendale, ossia l’organismo direttivo da cui l’OdV risulta incaricato e per conto del quale opera. L’OdV deve quindi riferire al vertice aziendale in merito al funzionamento complessivo del Modello, al suo aggiornamento e all’andamento dell’attività di controllo e vigilanza svolta, ma anche segnalare le situazioni di criticità o le violazioni di cui viene a conoscenza in modo che l’organizzazione possa provvedere alla loro risoluzione e all’applicazione delle sanzioni previste.
Procedura flussi informativi OdV
Quindi il MOG deve prevedere una procedura di identificazione e gestione dei flussi informativi da a verso l’OdV? Non esiste un requisito vincolante rispetto alla presenza di una procedura con questo contenuto specifico, più che altro è necessario che i flussi informativi sia identificati e previsti, ma questo è possibile anche aggiungendo dettagli relativi all’aspetto informativo all’interno di procedure operative esistenti.
Per esempio, il flusso informativo dall’OdV alla direzione aziendale può essere definito nella documentazione che definisce ruoli, compiti e responsabilità dell’OdV e ne disciplina l’attività, mentre il flusso informativo connesso alle segnalazioni di violazioni del modello può essere oggetto di una procedura specifica pensata per essere diffusa all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
Vuoi approfondire l’argomento? Ti consigliamo di leggere la breve pubblicazione dell’Associazione AODV231.
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