Abbiamo già parlato di che cosa sia l’organismo di vigilanza 231, quali siano i suoi compiti e le sue funzioni e quali siano i criteri per definirne la composizione. Oggi vogliamo concentrarci su un aspetto specifico, quello del coinvolgimento e dei rapporti del Collegio sindacale con la funzione di OdV231.
Collegio sindacale e Revisore
Il Collegio sindacale è l’organo di controllo di società ed enti pubblici o privati. La sua istituzione è obbligatoria nelle società per azioni, in accomandita per azioni e in alcuni enti pubblici e privati, mentre per le società a responsabilità limitata la nomina non è sempre obbligatoria. In tutti gli altri tipi di società, come quelle di persone, questo organo è facoltativo (può essere previsto nello statuto).
Nelle società di piccole dimensioni (S.r.l.) è possibile che il Collegio sindacale venga incaricato, su deliberazione del Consiglio di amministrazione, di svolgere anche il controllo contabile (revisione dei conti), ma in questo caso i Sindaci devono essere iscritti al Registro unico dei revisori legali e delle società di revisione oppure affidare un incarico a un professionista o a una società iscritti al Registro.
Bisogna tenere però presente che, mentre il Collegio sindacale è un organo societario e svolge compiti di vigilanza sull’amministrazione (partecipando alle assemblee degli altri organi societari), il Revisore è un soggetto esterno alla società e svolge compiti di controllo sulla contabilità, quindi interviene “a cose fatte”.
Qual è il ruolo del Collegio sindacale
I compiti del collegio sindacale sono definiti dal Codice Civile per le società non quotate e dal Testo Unico della Finanza (D. L.vo 58/98) per le società quotate e comprendono la verifica:
- dell’osservanza della legge e dello statuto;
- del rispetto dei principi di corretta amministrazione;
- dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e del suo concreto funzionamento.
Collegio sindacale e OdV231
È lo stesso decreto 231 (art. 6) a citare il Collegio sindacale tra le figure che possono svolgere la funzione di organismo di vigilanza del Modello di organizzazione e gestione, con riferimento alle società di capitali.
Questa indicazione, però, non solo non è vincolante, ma in termini pratici spesso si percepisce l’esigenza di comprendere nell’OdV231 figure tecniche, con competenze specifiche in ambiti fortemente operativi quali quelli in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ambientale, che tipicamente non fanno parte dei Collegi sindacali.
Si verificano quindi situazioni eterogenee, con almeno tre casi distinti:
- aziende in cui l’OdV231 coincide con il Collegio dei sindaci;
- aziende in cui l’OdV231 comprende il, ma non si esaurisce nel Collegio sindacale, comprendendo anche figure tecniche, interne o esterne all’organizzazione;
- aziende in cui la funzione di OdV viene svolta da soggetti del tutto distinti rispetto ai Sindaci.
Considerando che la questione essenziale dei Modelli 231 è quello di dimostrarne l’efficacia nella prevenzione dei reati presupposto, se si affronta il rapporto tra OdV231 e Collegio sindacale, l’elemento che appare più rilevante non è tanto l’identità o meno dei soggetti che svolgono le due funzioni, quanto l’efficace e continuo scambio informativo tra i due organi della società.
Verbali OdV e verbali sindacali
L’aspetto più rilevante della questione dei rapporti tra OdV231 e Collegio dei sindaci è quindi la definizione di procedure e modalità di scambio delle informazioni in modo che lo stesso risulti effettivo, periodico e sostanziale, quindi adeguato a rilevare ogni possibile situazione di criticità con sufficiente anticipo da poterla gestire.
Considerato che tanto l’OdV231 quanto il Collegio dei sindaci emettono verbali periodici che attestano l’attività di vigilanza condotta, lo scambio dei relativi verbali o la redazione di verbali congiunti può rappresentare un modalità efficace per rendere evidente lo scambio informativo e consentire a ciascuno organo societario di svolgere la propria funzione.
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