Procedure aziendali: devono essere sempre scritte?

In termini colloquiali si parla di procedure aziendali per riferirsi ai documenti che descrivono la modalità con cui vengono gestite le attività dell’impresa. Si dà per scontato che siano spessi fascicoli di carta e si dà la colpa della loro esistenza e del loro “peso” alle certificazioni aziendali. Ma chi dice che le procedure debbano essere documenti? E, soprattutto, chi dice che tutti i documenti siano resi obbligatori dagli standard ISO?

Cosa sono le procedure aziendali

Una procedura è un modo specifico e specificato di effettuare un’attività o di gestire un processo. La procedura può essere messa per iscritto, e quindi essere documentata, oppure essere attuata senza necessità di essere formalizzata in un documento.

Le informazioni documentate degli standard ISO

Si sente spesso dire che le procedure sono obbligatorie per la ISO 9001, la ISO 14001 e la ISO 45001, così come per altri standard. Ma questa affermazione è anche molto fraintesa, perché molti pensano che tutte le procedure aziendali debbano essere tradotte in altrettanti documenti per poter ottenere la certificazione rispetto agli standard.

Se è vero che gli standard ISO di riferimento per l’implementazione dei sistemi di gestione chiedono che le procedure siano definite, cioè che le attività e i processi siano effettuati o gestiti in un modo definito, di cui il personale deve essere consapevole, non è vero invece che richiedano che tutte le procedure siano riportate in uno specifico documento.

Esiste un modo infallibile per capire che cosa uno standard ISO vuole che sia scritto, e cioè individuare i paragrafi che parlano di “informazione documentata“. Una volta trovata questa espressione si sa che quello specifico aspetto deve essere messo per iscritto. Se quello che deve essere tradotto in un’informazione documentata è il modo in cui viene svolta un’attività, allora quello che si deve scrivere è una procedura.

Una parentesi: un’informazione documentata è l’informazione unita al supporto che la contiene (un foglio, un file). Anche la registrazione delle ore lavorate mediante il badge è un’informazione documentata, ma non è una procedura. Mentre un documento che descrive in che modo i badge devono essere preparati, consegnati, sostituti e utilizzatili, quella è un’informazione documentata ed è anche una procedura.

Perché è importante (o utile) scrivere procedure aziendali

Fermo restando che non tutte le procedure aziendali devono essere tradotte in un documento rispetto agli standard di riferimento dei sistemi di gestione, è innegabile che mettere per iscritto quello che si deve fare e come farlo ha almeno tre vantaggi:

1. aiuta a chiarire tutti i passaggi e a individuare ridondanze o punti deboli;
2. consente di avere un riferimento univoco per svolgere un’attività, riducendo il rischio di dimenticanze ed errori e supportando la sostituzione del personale;
3. fornisce un riferimento solido per dimostrare la compliance aziendale, cioè la conformità della gestione delle attività aziendali ai vincoli normativi cogenti e volontari (come il rispetto dei requisiti delle ISO).

Le procedure documentate obbligatorie

Ecco un elenco degli argomenti per i quali principali standard ISO di riferimento per l’implementazione dei sistemi digestione richiedono procedure documentate. L’obbligo riguarda l’argomento, mentre non è vincolante il numero delle procedure o il fatto che una procedura tratti uno o più argomenti.

Procedure obbligatorie ISO 9001

Non vi sono procedure obbligatorie ai sensi della ISO 9001 nell’edizione 2015.

Procedure obbligatorie ISO 14001

1. Individuare gli aspetti ambientali diretti e indiretti, gli impatti ambientali significativi e gli aspetti ambientali significativi e per comunicarli
2. Individuare le prescrizioni applicabili e la modalità con cui l’organizzazione le applica  e le rispetta
3. Affrontare gli aspetti ambientali significativi, i rischi e le opportunità e gli obblighi di conformità e valutazione dell’efficacia delle azioni messe in atto
4. Comunicazione
5. Definire gli obiettivi ambientali e valutare i risultati ottenuti
6. Gestione delle emergenze
7. Verifica della conformità normativa

Procedure obbligatorie ISO 45001

1. Consultazione e partecipazione dei lavoratori
2. Processi e azioni per determinare e affrontare i rischi e le opportunità
3. Identificazione dei pericoli,
4. Valutazione dei rischi e delle opportunità
5. Individuare le prescrizioni applicabili e la modalità con cui l’organizzazione le applica e le rispetta
6. Comunicazione
7. Controlli operativi
8. Eliminare i pericoli e ridurre i rischi
9. Attuazione e controllo delle modifiche temporanee e permanenti
10. Controllo degli approvvigionamenti
11. Gestione delle emergenze
12. Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione delle prestazioni
13. Valutazione della conformità normativa
14. Reporting, investigazione e intervento per gestire incidenti e non conformità

Che differenza c’è tra procedura e istruzione operativa?

La differenza tra procedura e istruzione è molto sottile, soprattutto considerando che si sente parlare sia di procedure operative e di lavoro sia di istruzioni operative e di lavoro… Qui proponiamo un criterio empirico per distinguere queste due tipologie di “descrizioni” delle attività aziendali: le prime tendono a occuparsi di aspetti più ampi (ex. la gestione dei mezzi aziendali, la gestione dei fornitori), mentre le istruzioni operative sono relative a operazioni di dettaglio (ex. la modalità di pulizia dei filtri aria e gasolio, la modalità di utilizzo in sicurezza di un escavatore, la modalità per qualificare un fornitore), che possono rappresentare uno dei passaggi di una procedura.