Cartella sanitaria: cos’è, a cosa serve e come gestirla correttamente

La cartella sanitaria è uno strumento fondamentale all’interno della sorveglianza sanitaria aziendale, gestita dal medico competente. Si tratta di un documento personale, legato al singolo lavoratore, che raccoglie e conserva la sua storia clinica e professionale lungo tutto il percorso lavorativo. In ambito normativo, è spesso definita cartella sanitaria e di rischio, proprio perché documenta non solo le condizioni di salute, ma anche l’esposizione a eventuali rischi professionali.

La funzione della cartella sanitaria e di rischio

La cartella sanitaria e di rischio viene istituita dal medico competente in occasione della prima visita medica aziendale. Il suo scopo è archiviare, in un unico fascicolo, tutti i dati sanitari e gli esiti degli accertamenti effettuati nel tempo, partendo dall’ingresso nel mondo del lavoro fino al termine dell’attività professionale.

Ecco come funziona nella pratica:

• l’apertura avviene alla prima visita di idoneità, cioè il medico competente del primo posto di lavoro crea la cartella sanitaria e di rischio del lavoratore;
• se il lavoratore cambia azienda, la documentazione viene trasferita dal medico precedente a quello nuovo, così che quest’ultimo possa valutare lo stato di salute in relazione alla nuova mansione.
• il datore di lavoro non può visionare il contenuto della cartella sanitaria, ma è tenuto a custodirla secondo le modalità previste dalla legge (che descriviamo nel seguito).

Conservazione della cartella sanitaria

Secondo il D.Lgs. 81/08 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro), la cartella sanitaria deve essere:

• istituita, aggiornata e conservata dal medico competente;
• custodita nel luogo concordato con il datore di lavoro al momento dell’incarico.

Al momento della cessazione del rapporto di lavoro:

• il medico competente consegna una copia della cartella sanitaria al lavoratore (che potrà così presentarla al successivo medico competente o conservarla per esigenze personali);
• l’originale viene trasmesso al datore di lavoro, che deve conservarlo per almeno 10 anni. I dati vengono trasmessi in busta sigillata, in quanto il datore di lavoro non può avere accesso ai dati, nemmeno al temrine del rapporto di lavoro;
• per i lavoratori esposti ad agenti cancerogeni o agenti biologici di gruppo 3 o 4, il medico invia copia all’INAIL.

Quando avviene una nuova assunzione, il medico competente richiede al lavoratore la copia della cartella sanitaria proveniente dal precedente impiego: questa trasmissione può avvenire anche direttamente tra “vecchio” e “nuovo” medico del lavoro.

Aspetti di privacy nella gestione della cartella sanitaria

La gestione della cartella sanitaria e di rischio deve rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali (il cosiddetto GDPR). In termini pratici questo significa che:

1. il titolare del trattamento dei dati sanitaria dei lavoratori non è il datore di lavoro, ma direttamente il medico competente. Questo fatto è stato definito in modo esplicito dal Garante per la protezione dei dati personali. Non è un responsabile esterno del datore di lavoro;
2. le informazioni presenti nella cartella sanitaria e di rischio sono dati personali classificabili come sensibili, poiché riguardano la salute del lavoratore e devono quindi essere trattati con riservatezza;
3. come conseguenza dei punti precedenti, i dati sanitari non devono essere in alcun modo a disposizione del datore di lavoro. I lavoratori, inoltre, non dovrebbero mai utilizzare gli uffici aziendali come tramite per trasmettere documentazione sanitaria al medico competente. La consegna di tali documenti deve avvenire sempre in modo diretto (anche a mezzo e-mail dal lavoratore al medico competente), garantendo così la piena tutela della privacy.

Perché la cartella sanitaria è così importante?

Oltre ad avere una funzione organizzativa, la cartella sanitaria e di rischio è uno strumento di tutela. In caso di sospetta malattia professionale:

• documenta l’esposizione ai rischi;
• fornisce dati clinici utili per il riconoscimento della patologia;
• può essere richiesta dall’INAIL al datore di lavoro o ai precedenti datori per ricostruire l’intera storia sanitaria del lavoratore.

Conclusione

La cartella sanitaria non è un semplice archivio di visite e referti: è un elemento centrale nella prevenzione e gestione dei rischi sul lavoro, tutelando sia il lavoratore sia l’azienda in caso di contenziosi o verifiche. La sua corretta istituzione, conservazione e trasmissione garantisce per altro l’effettiva sorveglianza delle condizioni di salute dei lavoratori.