Analisi del contesto dei sistemi di gestione: come e perché

L’analisi del contesto è un requisito dei sistemi di gestione introdotto dalle nuove edizioni degli standard ISO 9001 e ISO 14001 e anche dallo standard 45001. Si tratta di una componente del sistema di gestione aziendale che deve essere sviluppata e documentata, quindi messa per iscritto, se si vuole ottenere la certificazione del proprio sistema rispetto allo o agli specifici standard presi come riferimento.

Riuscire a capire di che cosa si tratta non è scontato, come non è scontato trovare il metodo e gli strumenti adatti per eseguirla, formalizzarla e tenerla aggiornata. Ecco perché abbiamo deciso di dedicarci un approfondimento!

Che cos’è l’analisi di contesto?

Si tratta di un’attività finalizzata a mettere a fuoco

• le attività che rientrano nell’ambito aziendale;
• obiettivi e valori aziendali;
• le cosiddette parti interessate, e cioè i soggetti che a vario titolo sono coinvolti nell’attività aziendale e quelli che possono influenzare ed essere influenzati dall’organizzazione;
• aspettative ed esigenze della parti interessate;
• il contesto storico, economico e geografico e le relative caratteristiche oltre che le possibili influenze sull’azienda.

I criteri di inserimento o esclusione di un elemento nell’analisi sono due:

1. la rilevanza rispetto alle finalità e agli indirizzi strategici dell’organizzazione;
2. la possibilità di influenzare la capacità dell’azienda di raggiungere i risultati desiderati.

Lo standard ISO 9001 fornisce alcune indicazioni più dettagliate per capire quali ambiti ed elementi prendere in considerazione, specificando che:

1. i fattori possono essere interni o esterni all’organizzazione;
2. i fattori possono essere sia positivi sia negativi per l’organizzazione;
3. i fattori possono essere relativi ad aspetti normativi, tecnologici, di mercato, culturali, sociali, economici e competitivi;
4. i fattori possono spaziare dalla scala geografica locale a quella regionale, nazionale o internazionale.

Cosa sono i fattori di contesto esterni ed interni?

Sono tutti gli elementi fisici e non che determinano e caratterizzano l’ambiente interno ed esterno dell’organizzazione. Il modo migliore per chiarirsi le idee è fare degli esempi. Quindi se passi al prossimo paragrafo ci sono buone probabilità che tu ti possa illuminare d’immenso.

Quali sono i fattori di contesto?

Non esiste un elenco univoco ed esaustivo, ma possiamo proporre due elenchi, uno di fattori interni e uno di fattori esterni, da cui partire.

Fattori interni

• Tipologia di attività e dettaglio dei processi affidati all’esterno
• Obiettivi e valori aziendali
• Numero e dislocazione delle sedi aziendali
• Struttura societaria ed eventuali partecipazioni o appartenenza a un gruppo
• Dimensione aziendale
• Struttura organizzativa con eventuali incarichi strategici a carico di soggetti esterni (ex. RSPP, medico competente, RLST, ufficio marketing)
• Risorse umane e strumentali e loro adeguatezza
• Parti interessate interne (ex. proprietà, dirigenza, datore di lavoro, lavoratori, rappresentanze sindacali interne, RLS) e loro esigenze e aspettative

Fattori esterni

• Il mercato di appartenenza: è in espansione o in sofferenza? Su quale scala opera l’organizzazione, regionale o internazionale?
• Legislazione: il settore è soggetto a una regolamentazione di dettaglio? Si parla di novità normative che possono influenzare il business? Ci sono norme volontarie che l’organizzazione ha interesse a seguire?
• Evoluzione tecnologica (ex. presenza di tecnologie innovative non ancora acquisite dall’organizzazione)
• Rapporti con banche, istituti di credito e compagnie assicurative
• Rapporti con enti territoriali per emissione di licenze, autorizzazioni e attività di controllo e vigilanza
• Rapporti con enti di certificazione e attestazione
• Famiglie dei lavoratori
• Organizzazioni sindacali
• Comunità locale
• Comunità influenzata dalle attività dell’organizzazione

Perché fare l’analisi del contesto organizzativo?

Per individuare possibili rischi e opportunità connessi alla gestione dell’attività. Rischi e opportunità possono riguardare il grado di soddisfacimento del cliente, la gestione degli aspetti di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro o di quelli di tutela ambientale. Il focus specifico dipende dall’interesse dell’organizzazione e dallo standard di riferimento del sistema di gestione.

Quali sono gli strumenti per l’analisi del contesto aziendale?

Per realizzare un’analisi del contesto completa ed efficace sono essenziali quattro strumenti:

1. accesso alle informazioni;
2. capacità di porre domande;
3. onestà intellettuale;
4. pazienza.

Perché non esiste un’analisi definitiva, cioè l’analisi del contesto si evolve con l’organizzazione e il suo contesto, e perché l’esperienza più rendere più veloce l’analisi ma non dà garanzie di completezza. È più utile sapere porre domande per ricavare le informazioni.

Perché non esiste un unico metodo per effettuare l’analisi del contesto, e un metodo che funziona per un’organizzazione può essere inefficace per un’altra. Ci sono analisi del contesto descrittive e analisi del contesto schematiche, lunghi documenti dettagliati ma impegnativi da consultare e aggiornare e tabelle sintetiche maneggevoli ma più superficiali. La bontà del metodo dipende dall’utilità pratica per l’azienda, dalla possibilità di individuare rischi potenziali e opportunità irripetibili e di ricavare informazioni utili per definire o ridefinire la strategia aziendale.

Ci sono al massimo strumenti che aiutano a mettere a fuoco i fattori interni ed esterni, ma la loro efficacia dipende esclusivamente dal grado di attenzione e di approfondimento che si pone utilizzandoli. Ecco un esempio. Un metodo spesso proposto è quello dell’analisi SWOT che ha come obiettivo quello di mappare punti di forza e di debolezza dell’organizzazione (Strength / Weakness) e opportunità e minacce derivanti dal contesto in cui opera (Opportunity / Threats). Si tratta di uno schema di ragionamento, non di una check list di controllo, per cui la completezza dell’analisi dipende solo da preparazione, conoscenza e onestà intellettuale di chi sceglie di condurre l’analisi con questo metodo.