Certificazione ISO 9001: cos’è, come ottenerla, quanto costa

La certificazione ISO 9001 o certificazione qualità è una scelta volontaria. Questo significa che un’organizzazione può scegliere se ottenerla o meno. Ci sono alcune eccezioni a questa regola, dovute al fatto che, se una legge prevede che la certificazione ISO 9001 sia un requisito per eseguire una determinata attività o svolgere un determinato incarico, allora certificarsi ISO 9001 diventa un obbligo se si vuole svolgere quell’attività o ricoprire l’incarico specifico.

Che cosa significa certificarsi ISO 9001

Certificarsi ISO 9001 significa due cose.

La prima che l’organizzazione (ente, impresa, associazione) deve definire le modalità di lavoro e predisporre la documentazione che ritiene adeguata per rispondere ai requisiti di uno standard internazionale specifico, che è lo standard o norma ISO 9001. In gergo si parla di “implementazione del sistema di gestione qualità” e, in genere, la strada più semplice per arrivarci è quella di affidarsi a un consulente. Dato che le parole dello standard non sono sempre di immediata comprensione, il consulente, preparato e con esperienza, aiuta a tradurre frasi astratte in indicazioni pratiche e specifiche per l’organizzazione.

Una volta definito il sistema di gestione, l’organizzazione può richiedere l’intervento di un ente, l’organismo di certificazione, il quale, incaricando persone competenti ed esperte (auditor), certifica se il sistema di gestione dell’organizzazione rispetta i requisiti dello standard ISO 9001. In pratica l’auditor consulta i documenti, intervista il personale e ne osserva l’operato, quindi comunica all’organismo di certificazione se e in che misura le procedure aziendali rispondono ai requisiti della norma ISO 9001. Se la valutazione è positiva, l’auditor propone all’organismo di certificazione l’emissione del certificato ISO 9001.

Requisiti per ottenere la certificazione

L’organizzazione che intende certificarsi ISO 9001 deve poter dimostrare:

1. di essere attiva da almeno 6 mesi;
2. di avere sviluppato le procedure del sistema di gestione (modalità di lavoro e documenti) da almeno 6 mesi;
3. di avere almeno una commessa/contratto in corso relativamente a ciascuna delle attività per le quali intende certificarsi.

Proviamo a fare un esempio: se un’impresa svolge attività di facchinaggio e servizi di pulizia e intende ottenere un certificato ISO 9001 che riporti entrambe le attività, allora dovrà

• esibire un contratto che attesti di avere ricevuto l’incarico a svolgere entrambe le attività o due contratti distinti, uno per ciascuna attività;
• poter far accedere l’organismo di certificazione ai luoghi in cui sta svolgendo le due attività.

Quanto costa certificarsi ISO 9001

Le variabili da considerare sono diverse, in primo luogo influisce la dimensione aziendale in termini di numero di sedi da sottoporre a verifica, numero di addetti (dipendenti e subappaltatori), fatturato e complessità del ciclo produttivo.

In secondo luogo bisogna ricordare che il costo della certificazione dipende in genere da due interventi, quello del consulente e quello dell’organismo di certificazione, uno con funzione di assistenza verso l’organizzazione e l’altro con funzione di verifica. Non esiste alcuna società che possa dirsi o essere autorizzata a svolgere entrambe le funzioni! I due ruoli devono essere distinti per garantire il valore della certificazione.

L’ultimo aspetto da tenere in considerazione è che i contratti con gli organismi di certificazione hanno durata triennale, prevedendo una verifica iniziale di certificazione e due verifiche, dette di mantenimento, allo scadere del primo e del secondo anno dalla verifica di certificazione. Per analogia, i consulenti tendono a emettere preventivi che comprendono il costo dell’assistenza per arrivare alla certificazione e quella degli anni successivi, nel corso dei quali il consulente aiuta l’organizzazione ad arrivare pronta alle verifiche dell’organismo di certificazione.

In sostanza il costo dipende dal caso specifico, e l’unica indicazione può essere quella del prezzo minimo in termini assoluti, cioè di microimprese (3-5 persone) che svolgono un’unica attività: si parla di 3000 €/anno, distribuiti tra consulente e organismo di certificazione.