Telecamere in azienda e satellitari: cosa fare

I titolari ne parlano come di strumenti per proteggere il patrimonio aziendale e i lavoratori dal rischio del lavoro isolato o dal rischio di rapina, nonché di strumenti per la gestione logistica delle attività. I lavoratori li vedono come strumenti di controllo contrari alla normativa sulla privacy. Si possono installare le telecamere in azienda? E i GPS sui mezzi? Come vanno gestiti?

Che permessi servono per installare le telecamere in azienda?

L’art. 4, comma 1 dello Statuto dei lavoratori prevede che gli impianti audiovisivi o altri strumenti da cui possa derivare “la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori” possono essere impiegati esclusivamente:

• se rispondono a “esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale”;
• previo accordo sindacale o autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro, antecedenti la loro installazione.

Questo significa che nel caso sia presente anche un solo lavoratore in azienda, per installare telecamere e satellitari sui mezzi, il titolare dell’impresa deve ottenere specifica autorizzazione prima della loro installazione. E l’autorizzazione può costituita alternativamente da un accordo sindacale o dall’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Come richiedere l’autorizzazione?

Esistono due percorsi, in parte successivi e in parte alternativi.

A) Accordo sindacale

La sottoscrizione di un accordo sindacale è possibile:

1. se sono presenti rappresentanze sindacali aziendali (RSA) o unitarie (RSU);
2. facendo riferimento alle rappresentanze sindacali territoriali, tenendo conto della loro rappresentatività a livello nazionale.

Il titolare deve contattare le rappresentanze sindacali presenti in azienda o quelle del territorio facendo presente la propria esigenza. Si svolgeranno quindi uno o più incontri volti a definire le esigenze aziendali e a regolamentare gli strumenti tecnologici. La durata della trattativa dipende quindi dalla complessità dei rapporti e dei sistemi.

L’accordo sindacale in senso stretto non sarò altro che un documento scritto e sottoscritto dalle parti coinvolte in cui sono dettagliate caratteristiche dei sistemi e condizioni di utilizzo ritenute adeguate a raggiungere gli obiettivi di tutela del patrimonio, di organizzazione logistica o di sicurezza dei lavoratori, senza costituire una possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Garantendo al contempo la tutela dei dati personali.

La trattativa non si conclude obbligatoriamente con un accordo, cioè una delle due parti potrebbe non ritenere accettabili le condizioni imposte dalla controparte e il confronto potrebbe concludersi con un verbale di mancato accordo, e conseguente necessità per il titolare di procedere con la richiesta di autorizzazione all’Ispettorato del lavoro.

B) Domanda di autorizzazione all’Ispettorato

La presentazione di una domanda di autorizzazione alla sede territorialmente competente dell’Ispettorato del lavoro è percorribile nel caso in cui
– non siano state elette rappresentanze sindacali;
– sia stato sottoscritto un verbale di mancato accordo con le rappresentanze sindacali (anche quelle territoriali) in relazione all’utilizzo dell’impianto di localizzazione satellitare e/o delle apparecchiature di videosorveglianza.

La domanda si presenta compilando specifica modulistica, scaricabile dal sito dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro a cui è necessario alleare una relazione di dettaglio che illustri le ragioni dell’installazione e le modalità di funzionamento.

Le tempistiche di rilascio dell’autorizzazione variano a seconda della sede territoriale di riferimento e l’Ispettorato può procedere all’esecuzione di un sopralluogo a sorpresa, per verificare quanto dichiarato nella domanda e che gli strumenti tecnologici non siano già stata installati.

Quali sono le sanzioni

La sola installazione e/o la messa in esercizio dei sistemi prima del rilascio dell’autorizzazione comporta l’applicazione delle sanzioni penali previste dall’art. 38 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970):

• ammenda da € 154 a € 1.549 o arresto da 15 giorni a 1 anno;
• nei casi più gravi (ex. l’installazione degli impianti a totale insaputa del lavoratore; l’installazione di telecamere fisse che inquadrino esclusivamente l’attività svolta dai lavoratori o i luoghi di pausa o di mensa; l’assenza di esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale che giustifichino l’installazione degli impianti) le pene dell’arresto e dell’ammenda sono applicate congiuntamente;
• quando, per le condizioni economiche del titolare dell’impresa, l’ammenda sopra riportata si presume inefficace anche se applicata nel massimo, il giudice ha facoltà di aumentarla fino al quintuplo.

Quanto dura l’autorizzazione?

Per effetto dell’art. 4, comma 1 dello Statuto dei lavoratori i provvedimenti autorizzativi sono definitivi, quindi non sono soggetti a scadenza. È comunque buona norma (e prassi operativa) dare comunicazione e, quindi, richiedere autorizzazione per modifiche rilevanti dei sistemi già autorizzati.

Informazione e rispetto della privacy per telecamere e GPS in azienda

Sempre l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, al comma 3, precisa che le informazioni raccolte mediante i sistemi di videosorveglianza e satellitari “sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196“.

In altre parole, oltre al possesso dell’autorizzazione, il titolare dell’impresa deve essere in grado di dimostrare:

1. di aver adeguatamente informato i lavoratori sul funzionamento dei sistemi installati e sull’esecuzione dei controlli;
2. di trattare i dati raccolti mediante i sistemi di videosorveglianza e satellitari nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali.